Nestes meses como advisor e conselheiro de startups, um dos temas mais recorrentes e que, sem dúvida nenhuma reflete um dos maiores desafios de um empreendedor é onde aplicar seus recursos escassos, ou seja, seu tempo e dinheiro.
Sabe quando você sente que trabalhou muito, olha para suas entregas e parece que quase não produziu nada e, mesmo que criassem um clone seu ou o dia durasse 40 horas não conseguiria concluir tudo que se propôs a fazer?
Pois é, pode ter certeza que tem muita gente na mesma situação. Seu problema, meu e de muita gente é que falhamos nas escolhas que fazemos na priorização.
Como você já deve ter percebido, priorizar não é tão simples, principalmente porque você precisará definir se algo é urgente e/ou importante, e existe uma diferença bem grande aí.
Nesta busca por entender o que é prioritário, aparecem algumas dúvidas:
- Como priorizar meus projetos?
- Quais critérios devo utilizar para priorizar algo?
- Como estabelecer minhas prioridades?
E para responder a essas dúvidas quero te apresentar o que é uma matriz de priorização e os 6 principais métodos de priorização que você pode utilizar no seu trabalho.
O que é uma Matriz de Priorização?
Uma matriz de priorização é uma ferramenta que te possibilita classificar suas atividades numa ordem de importância. Desta maneira, matrizes são muito úteis para classificar de forma clara as atividades com base em critérios objetivos como urgência ou importância.
Nesse sentido, elas têm a função de suportar sua tomada de decisão que antes era feita sem a utilização de uma metodologia, transformando-a numa decisão estruturada:
- Auxiliando na priorização de problemas complexos ou pouco claros;
- Fornecendo um método rápido e replicável para avaliação de atividades;
- Simplificando sua execução, seguindo as classificações numéricas das atividades avaliadas.
Quais são os métodos de priorização mais utilizados?
É provável que existam outros métodos, mas aqui vou explicar com mais detalhes sobre
- GUT
- RICE
- BASICO
- Custo x Benefício
- Urgência x Importância
- Esforço x Impacto
Matriz GUT
A Matriz GUT classifica cada atividade de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência, sendo que:
- Gravidade (G): classifica o impacto da atividade a ser resolvida. Quanto isto nos afeta?
- Urgência (U): prazo ou o tempo disponível para a conclusão da atividade. Quanto isso pode esperar?
- Tendência (T): trata do que pode acontecer com o passar do tempo se a atividade não for executada. Se eu não resolver isso hoje, o problema vai piorar? aos poucos ou bruscamente?
Sua classificação está baseada em nota de 1 a 5, sendo que:
Após enquadramento das atividades, você deve iniciar primeiro aquelas com as maiores notas (G x U x T)
Matriz RICE
A Matriz RICE, vem de Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço):
- Alcance: quantas pessoas serão impactadas por esta atividade concluída? Quanto maior o número de pessoas impactadas dado o mesmo período de tempo, seu alcance é naturalmente maior.
- Impacto: até que ponto cada pessoa será impactada com esta atividade concluída?
- Impacto Massivo: 3x
- Grande Impacto: 2
- Médio: 1x
- Baixo: 0,5x
- Impacto Mínimo:0,25x
- Confiança: quão confiante você está sobre o resultado que será obtido caso esta atividade seja concluída?
- Alta confiança: 100%
- Confiança média: 80%
- Baixa confiança: 50%
- Mínima confiança: 20% ou menos
- Esforço: quanto tempo, esforço e complexidade será necessário para concluir esta atividade? A unidade é de pessoas por mês, ou seja, é o trabalho que um membro do time pode fazer em um mês
Para obter a pontuação RICE deve-se multiplicar Reach, Impact e Confidence e dividir o resultado por Effort. Assim, a fórmula é:
(Reach x Impact x Confidence) / Effort
O resultado ajudará você a ver quais itens terão uma prioridade mais alta e quais devem ser deixados no backlog para mais tarde.
Matriz BASICO
A Matriz BASICO possui seis critérios:
- Benefícios para a Organização (B);
- Abrangência dos Resultados (A);
- Satisfação do Cliente interno (S);
- Investimento Requerido (I);
- Cliente Externo Satisfeito (C);
- Operacionalidade Simples (O).
Cada critério recebe uma pontuação de 1 a 5 (sendo que 1 é o pior cenário e 5 o melhor). O resultado é obtido com a soma de cada critério. Assim, na hora de comparar dois ou mais projetos e processos, você saberá qual priorizar: aquele com a maior nota.
Matriz Custo x Benefício
Esta matriz tem seu uso simplificado, basta determinar o custo e qual o benefício proporcionado pela execução da atividade.
Se você observar o modelo acima de Matriz Custo x Benefício, perceba que o melhor resultado é obtido no quadrante Baixo Custo e Alto Benefício (Azul), enquanto que o pior resultado é obtido no quadrante Alto Custo e Baixo Benefício (Vermelho).
Matriz de Urgência x Importância
Nesta Matriz, é preciso entender em primeiro lugar a diferença entre urgente e importante, assim como qual sua importância na startup. Por exemplo impacto na vulnerabilidade do site da startup é maior que o impacto no faturamento? Impacto na imagem é maior que o impacto no fluxo de caixa?
- Esta atividade precisa ser resolvida agora (urgência)? O prazo pode ser negociado?
- Qual a importância? Qual impacto tem na sua startup?
Matriz Esforço x Impacto
A Matriz Esforço x Impacto é bem parecida com a Urgência x Importância, a diferença é que neste caso a você ordena suas atividades conforme o esforço gasto em cada ação e o impacto que essa ação representa.
Para esta matriz você deve fazer um levantamento das tarefas a serem executadas e, em seguida, distribuí-las considerando a energia ou esforço gasto (horizontalmente) e o resultado ou impacto representado (verticalmente) para cada ação como mostra a figura:
As ações do Quadrante I geram um maior resultado e exigem menos esforço. Portanto são mais produtivas, enquanto que as ações do Quadrante IV não são nada atrativas, pois exigem muito esforço e rendem pouco resultado.
Em conclusão, o que podemos aprender com os principais métodos de priorização?
Utilizar métodos de priorização para melhorar a forma de como determinar a ordem de execução de suas atividades é uma importante ferramenta à disposição do empreendedor e este exercício exige treino e disciplina porque, afinal, temos que fazer malabarismos para dar conta de tudo.
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