Certamente você já teve a experiência de combinar alguma entrega com seu cliente a um valor X, forma de pagamento Y e deixou para formalizar esta aprovação depois certo? Sim, esse é o fluxo natural das coisas.
No entanto, o que deve ser evitado é o início da execução desta entrega sem formalizar um acordo comercial com a aprovação.
Embora muitas vezes seja tentadora a vontade de se antecipar e sair fazendo ou adiantando o serviço como se diz, mas o barato pode sair muito caro depois.
É uma regra importante a seguir e como conselheiro, sempre é o que aconselho.
Sem esta importante etapa, acaba sendo muito difícil discutir posteriormente pois cada lado sempre terá sua verdade, mas nada melhor do que se preparar para que tudo termine bem.
Há uma infinidade de problemas decorrentes da falta de formalização como:
- Não receber o valor total combinado porque o cliente alegou que não entregou tudo o que foi pedido;
- Não receber dentro do prazo combinado porque não foi estabelecido que o pagamento deveria ter sido feito dentro de 1 semana por exemplo;
- Não receber nada porque a pessoa que aprovou não tinha poderes para isto;
- Não receber nada porque a pessoa aprovou verbalmente, o que chamamos, “de boca” e depois não se lembra de que a aceitou a proposta;
- Não receber nada porque a pessoa te devolveu um “ok” e pensou que esta seria uma aprovação, mas a outra parte só quis sinalizar que recebeu;
Enfim, a lista de confusões é grande e continua …. como evitar estas situações?
Quanto tempo é razoável para esta etapa ser concluída?
O mais breve possível para que possa trabalhar na entrega.
Como formalizar um acordo comercial?
O ideal que seja na forma de um contrato entre as partes, mas, desde que combinado entre as partes, utilize um pedido de compra, orçamento ou o famoso powerpoint como material base.
O que deve ter neste documento para formalizar um acordo comercial?
Além de identificar as partes, cliente e consumidor, este documento deve conter o máximo de detalhes possíveis a respeito da entrega, pois tem a finalidade de proteger os dois lados igualmente.
O escopo do trabalho, como e o que será feito, como será pago e em qual prazo, quais são as responsabilidades de cada uma das partes nesta entrega, se tem uma garantia ou prazo de experimentação, etc.
Enfim, o máximo de precisão te ajudará em qualquer ponto que possa ser discutido futuramente.
Como fazer esta formalização?
Tentar sair do “ok” do whatsapp ou do “ok” no email sempre é uma ótima opção pois o ideal que seja assinando o documento de forma digital ou imprimindo e assinando duas vias iguais do documento.
Caso não seja possível, peça ao menos para que escreva “aprovo o orçamento enviado, pode iniciar os trabalhos” e ainda assim, se não vier de uma forma que te deixe confortável, insista em receber este retorno de forma clara.
O “ok” dito pessoalmente, por uma videoconferência ou pelo telefone não vale não!!! Não tome por certo quando te dizem “aqui a palavra vale mais que um papel”.
Por fim, as 5 dicas para formalizar um acordo comercial são:
- Tome cuidado para confirmar se quem fechou o negócio é alguém que tem a responsabilidade necessária para isto porque às vezes esta pessoa não pode decidir sozinha;
- Coloque o máximo de detalhes possíveis no documento que utilizará para formalizar um acordo comercial. Não pense em resumir atividades numa só que pode dar margem de intepretação como: desenvolver um sistema completo para controle de pagamentos. O que seria o completo? Quais funcionalidades tem?
- Seja preciso e evite o uso do etc. Etc dá margem para ser muita coisa.
- Pense nos critérios de aceitação, principalmente se estiver atrelado ao seu recebimento. Como é possível entender que a entrega está completa? Quanto tempo seu cliente tem para testar?
- Uma vez aprovado, guarde em lugar seguro o documento caso precise apresentar em contraprova a um questionamento.
